Tietosuojaseloste

JT-Asbesti Oy
Tietosuoja
24.5.2018

Visma Passeli Yritys – Taloushallintaohjelman yritysrekisteri

Mitä tietoja kerätään

– myyntireskontra yritys ja yksityisasiakkaat: yrityksen yhteystiedot, Y-tunnus, yhteyshenkilö, maksuehto
– ostoreskontra yritys ja yksityisasiakkaat: yrityksen yhteystiedot, Y-tunnus, yhteyshenkilö, tilinumerot

Miksi tietoja kerätään

– ennen kuin asiakkaalle voidaan tehdä lasku, on hänen tai yrityksen tiedot syötettävä järjestelmään, joka antaa laskulle numeron.
– kaikki JT-Asbesti Oy:tä laskuttavat yritykset kirjataan toimittajarekisteriin, jonne tallentuvat esim. tilinumerot

Kenellä on pääsy tietoihin

– taloushallinnon henkilöstöllä ja johtoryhmällä.
– jokaisella on yksilöidyt käyttäjätunnukset ja salasanat.

Miten tiedot säilytetään

– sähköiset tiedot säilytetään ohjelmassa kirjanpitolain säätelemä aika, jonka jälkeen ne poistetaan. Poistoja tehdään keskitetysti maksimissaan 10 vuoden välein.
– vanhemmat printatut tilinpäätöstiedot on siirretty arkistovarastoon, johon hallinnon työntekijöillä on avain.

Visma Passeli Yritys-Taloushallintaohjelman palkanlaskenta

Mitä tietoja kerätään

– palkanlaskenta: henkilötiedot, osoitetiedot, verotiedot, pankkitiedot ja palkkatiedot.

Miksi tietoja kerätään

– ennen kuin työntekijälle voidaan maksaa palkkaa, on hänen tiedot syötettävä järjestelmään, jonka myötä syntyy työntekijänumero.

Kenellä on pääsy tietoihin

– taloushallinnon henkilöstöllä ja johtoryhmällä
– jokaisella on yksilöidyt käyttäjätunnukset ja salasanat.

Miten tiedot säilytetään

– sähköiset tiedot säilytetään ohjelmassa kirjanpitolain säätelemä aika, jonka jälkeen ne poistetaan. Poistoja tehdään keskitetysti maksimissaan 10 vuoden välein
– tuntilistat ja printatut pidetään lukitussa kaapissa kansiossa. Huoneeseen pääsevät vain hallinnon työntekijät sekä siivooja. Vanhemmat tiedot siirretään lukolliseen arkistovarastoon, johon hallinnon työntekijöillä on avain

Yrityksen yhteisessä järjestelmässä olevat excel ym listaukset

Mitä tietoja kerätään

– listoilla on henkilökunnan nimet ja yhteystiedot, henkilötunnukset, veronumerot, puhelinnumerot sekä – tietoa asiakkaista ja asiakkaiden työmaiden työnaikaisia tietoja ja dokumentteja

Miksi tietoja kerätään

– niitä tarvitaan työntekoa ja raportointia varten

Kenellä on pääsy tietoihin

– kaikilla yrityksen toimihenkilöillä ja osaan tietoihin vain johtoryhmällä pääsy, valtuudet on asettanut konsernin toimitusjohtaja tai hänen määräämänsä henkilö

Miten tiedot säilytetään

– tietoja säilytetään ikuisesti, jos tiedon viejä tai joku muu henkilö ei katso sen olevan vanhentunutta tietoa. Poistoja tehdään aika ajoin tarpeen mukaan

Yrityksen sähköpostiliikenne

– JT-Asbesti Oy käyttää Suomen Turvaposti Oy:tä kaikissa sähköpostiviesteissä, joissa käsitellään luottamuksellisia ja henkilökohtaisia tietoja.

Rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

JT-Asbesti Oy, Oulu / Kempele (2410710-1): Vääräojantie 12, 90440 Kempele, kempele(at)jtasbesti.fi
Puh. 08 530 6095
JT-Asbesti Oy, Jyväskylä (2410710-1): Antinniityntie 5 D, 40250 Jyväskylä, jyvaskyla(at)jtasbesti.fi
Puh. 044 765 4551

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Konsernin hallituksen jäsen Risto Ojanen Yhteystiedot: Vääräojantie 12, 90440 Kempele Puh. 040 563 5767, risto.ojanen(at)jtasbesti.fi

3. Rekisterin nimi

JT-Asbesti Oy:n yritys-, henkilö- ja työntekijärekisterit

4. Rekisterien käyttötarkoitus

Rekistereitä käytetään yrityksen liiketoiminnan jokapäiväisiin toimiin. Rekistereitä käyttävät vain siihen pääsyoikeuden saaneet henkilöt. Rekisterien sisältämiä tietoja ei luovuteta ulkopuolisille.

5. Rekisterin tietosisältö

Rekistereissä on yritys- tai henkilöasiakkaan nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, asiakasyritysten y-tunnus/henkilön sotu.

Rekistereissä on edellä mainittujen tietojen lisäksi tallennettuna kaikki yrityksen palkkalistalla olevat työntekijät tietoineen.

Käyttäjällä on oikeus tarkistaa häntä koskevat tiedot, jotka on tallennettuna rekisteriin. Tämän voi tehdä ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.

Rekisterinpitäjä toteuttaa kohtuulliset toimet, joilla pyritään estämään käyttäjän henkilötietojen väärinkäyttö ja häviäminen sekä luvaton pääsy tietoihin.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Suomen Asiakastieto, YTJ, Tilaajavastuu.

7. Säännönmukaiset tietojen luovutukset

Tietoja luovutetaan niille yrityksen työntekijöille, joilla on oikeus käyttää kyseisiä tietoja työssään. Tämän lisäksi tietoja luovutetaan viranomaisille heidän pyynnöstään, esim ulosottoviranomainen.

8. Tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Rekisterien tietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille muutoin kuin edellä on kuvattu. Tietoja ei luovuteta Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle muuten kuin henkilötietolain sallimissa rajoissa ja asiakasyrityksen Rekisterinpitäjälle antaman valtuutuksen perusteella sellaisille palvelun käyttäjiksi rekisteröityneille yrityksille, jotka tarvitsevat tietoja Suomessa harjoittamaansa liiketoimintaa koskevien lakisääteisten ja sopimusperusteisten velvoitteidensa täyttämiseksi.

9. Muutokset ja päivitykset

Rekisteriselostetta voidaan päivittää määräajoin ilman erillistä ilmoitusta ja tapahtuneista muutoksista ilmoitetaan myöhempänä ”viimeinen päivitys” ilmoituksella.

10. Rekisterin suojauksen periaatteet

Sekä manuaalinen aineisto että sähköisesti tallennetut tiedot on suojattu tietoyhteiskuntakaaren ilmaisemien periaatteiden sekä Viestintäviraston määräysten ja ohjeiden mukaisesti. Kaikki aineistot ovat sähköisessä muodossa. Rekisteri sijaitsee suojatulla palvelimella Suomessa.

11. Voimaantulopäivä

Rekisteriselosteen voimaantulopäivä on 25. toukokuuta 2018.

JT-Asbesti Oy, Oulu / Kempele Vääräojantie 12, 90440 Kempele kempele(at)jtasbesti.fi
Puh. 08 530 6095
JT-Asbesti Oy, Jyväskylä Antinniityntie 5 D, 40250 Jyväskylä, jyvaskylä(at)jtasbesti.fi
Puh. 044 765 4551

Heräsikö kysymyksiä? Jätä yhteydenottopyyntö!